BPM "Business Process Management"

Como ejemplo muy claro de los procesos y de sus diagramas podemos nombrar una herramienta nueva y muy ágil llamada BPM “Business Process Management”, quien trabaja eficientemente mediante la efectividad de los procesos. A continuación explicaremos lo que significa implementar el BPM en la gestión de negocios y sus ventajas, desventajas y diagramación basada en los procesos.
BPM (Business Process Management): es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar representar, analizar y controlar procesos de negocios operacionales. BPM es un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que combinan las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno. BPM es una colaboración entre personas de negocios y tecnólogos para fomentar procesos de negocio efectivos, ágiles y trasparentes.
Mucha gente puede preguntarse ¿qué son “procesos de negocios operacionales”? o ¿qué es un enfoque “centrado en los procesos”? ¿Y desde cuando “colaboran” las personas de negocios con la de tecnología?, daremos respuesta a esto.
BPM combina métodos ya probados y establecidos de gestión de procesos con una nueva clase de herramientas de software empresarial. Ha Posibilitado adelantos muy importantes en cuanto a la velocidad y agilidad con que las organizaciones mejoran el rendimiento de los negocios. Con BPM:
-. Los directores de negocios pueden, de forma más directa, medir, controlar y responder a todos los aspectos y elementos de sus procesos operacionales.
-. Los directores de tecnologías de la información pueden aplicar sus habilidades y recursos de forma más directa en las operaciones de negocios.
-. La dirección y los empleados de la organización pueden alinear mejor sus esfuerzos y mejorar la productividad y rendimiento personal.
-. La empresa, como un todo, puede responder deforma más rápida a cambios y desafíos a la hora de cumplir sus fines y objetivos.
Las tres dimensiones de BPM:
1-. El negocio: la dimensión de valor.
La dimensión de negocio es la dimensión de valor y de la creación de valor tanto para los clientes como para los “stakeholders” (personas interesadas en la buena marcha de la empresa como empleados, accionistas, proveedores, etc.)
BPM facilita directamente los fines y objetivos de negocio de la compañía: crecimiento sostenido de los ingresos brutos y mejora del rendimiento mínimo; aumento de la innovación; mejora d la productividad; incremento de la fidelidad y satisfacción del cliente y niveles elevados de eficiencia del personal.
2-. El Proceso: la dimensión de transformación
La dimensión de procesos crea valor a través de actividades estructuradas llamadas procesos. Los procesos operacionales transforman los recursos y materiales en productos o servicios para clientes y consumidores finales. Esta transformación, es el modo en que funciona un negocio; el elixir mágico de la empresa.
La ciencia aplicada de procesos y trasformación abarca la historia de la gestión industrial moderna.
Mediante BPM, los procesos de negocios son más efectivos, más trasparentes y más agiles. Los procesos producen menos errores y estos se detectan más rápidos y se resuelven antes.
Efectividad de los procesos.
Los procesos efectivos son más coherentes, generan menos pérdidas y crean un valor neto mayor para clientes y “Stakeholders”. BPM fomenta de forma directa un aumento en la efectividad de los procesos mediante la automatización adaptativa y la coordinación de persona, información, y sistemas.
Un proceso de negocio es el conjunto de todas las tareas y actividades coordinadas formalmente, dirigidas tanto como por personas como por equipos, que lleva a conseguir un objetivo organizativo específico. Un ejemplo, es cumplimentar un pedido. El acto del cliente solicitando un producto inicia un proceso para registrar el pedido, aprobar su crédito y desencadenar la producción y entrega. BPM se esfuerza en maximizar la efectividad de los procesos de negocios de las siguientes maneras:
-. Determina el proceso óptimo para las condiciones actuales.
-. Hace funcionar el proceso tan efectivamente como sea posible.
-. Posibilita decisiones y controles en busca de la eficiencia continua.
Transparencia de los procesos
La transparencia es la propiedad de apertura y visualización, y es crítica para la efectividad de las operaciones. Con BPM, puede visualizar de forma directa todos los elementos del diseño de los procesos como el modelo, flujo de trabajo, reglas, sistema y participantes, así como su rendimiento en tiempo real.
Agilidad en los procesos
De todas las demandas de las operaciones empresariales, quizás la más acuciante sea la necesidad de cambio, es decir, la capacidad de adaptación a eventos y circunstancias cambiantes manteniendo al mismo tiempo la productividad y rendimiento globales. BPM permite a las personas de negocios definir procesos de forma rápida y precisa a través de los modelos de procesos. Directamente convierte diseños de procesos en ejecución, integrando sistemas y construyendo aplicaciones sin necesidad de códigos y sin fisuras ya que cada plataforma BPM viene equipada con componentes tecnológicos.
3-. La gestión: la dimensión de capacitación
La gestión es la dimensión de capacitación. La gestión pone a las personas y a los sistemas en movimiento y empuja a los procesos a la acción en pos de los fines y objetivos del negocio. Con BPM, puede aunar todos los sistemas, métodos, herramientas y técnicas de desarrollo de procesos y la gestión de procesos en un sistema estructurado, completo, con la visibilidad y los controles necesarios para dirigirlos y afinarlos.

BPMS. La “S” de BPMS significa “suite”.
BPMS es la suite de tecnologías BPM, lo que incluye todos los módulos funcionales, las capacidades técnicas y la infraestructura de apoyo, integradas en un único entorno que realiza todas las funciones de la tecnología BPM de manera perfecta, sin fisuras. BPMS es el paquete completo.
Arquitectura de Negocios de BPM
Organizaciones centradas en los procesos
Redefinición de roles
Modificar alineaciones y estructuras funcionales no es fácil, pero BPM le demanda la creación de nuevos roles que van más allá de los conductos funcionales para respaldar los negocios centrados en procesos. Estos son:
- Director de procesos: El ejecutivo responsable de definir y habilitar la arquitectura de procesos empresariales, que fomenta la cultura empresarial basada en procesos.
- Arquitecto de procesos: El individuo que diseña y construye modelos y entornos para los procesos de negocios claves, como los flujos de trabajo, indicadores claves de desempeño y planes de control.
- Propietarios de procesos de negocios: Individuos responsables del rendimiento integral de los procesos.
- Ingenieros de procesos: Individuos que construyen procesos de negocios ejecutables, incluyendo la creación de servicios a partir de la orquestación de otras y la creación de aplicaciones compuestas y de sistemas de medidas, notificación y control.
- Analista de procesos: El experto que define qué eventos se deben supervisar, diagnóstica problemas de los procesos y prescribe soluciones del rendimiento.
- Actor del proceso: Alguien que no solo trabaja dentro de un proceso, sino que comprende cómo encaja dentro de un flujo de valor extendido.

Workflow. “Flujo de Trabajo”
Gestión electrónica de procesos de negocios. Busca capturar una definición clara de un proceso de negocio. Gestión modelada de las tareas a ejecutar y de los responsables de su ejecución. Representan interacciones entre los protagonistas intercambiando información
BPMN “Business process modeling notation”
Objetivo:
- Proveer una notación entendible para cualquiera desde el analista de negocio, el desarrollador técnico hasta la gente propia del negocio.
Actividades:
- Trabajo ejecutado dentro de un proceso de negocio.
- Hay tres tipos: proceso, subproceso y tareas.
- Su representación gráfica es un rectángulo con los bordes redondeados.


Proceso: Actividad ejecutada dentro de una compañía.
Cada proceso puede tener sus propios subprocesos.
Subprocesos: Actividad compuesta, contiene en detalle un flujo de otras actividades.
Tareas: Actividad atómica incluida en un proceso.

Eventos
Es algo que pasa durante el curso de un proceso de negocio. Afectan el flujo del proceso y usualmente tienen una causa y un impacto. Hay tres tipos: comienzo, intermedio, final. Su representación gráfica es un círculo.

Comienzo: Indica donde un proceso comienza. No tiene flujo de secuencia entrantes. Si hay un evento de FIN debe haber uno de INICIO.

Intermedios: Ocurren entre los eventos de inicio y fin. Son usados para graficar donde se mostraran mensajes y retardos dentro del proceso. Interrumpir el flujo normal a través del manejo de excepciones. Su representación gráfica es un círculo dentro de otro círculo.

Fin: Indica el fin de un proceso. No tiene flujo de secuencia de salida. Puede haber muchos eventos de fin dentro de un mismo proceso. Su representación es igual que la anterior pero con el borde relleno de color negro del círculo.

Gateways:
Son elementos de modelado que sirven para controlar como interactúa el flujo de secuencia mientras converge y diverge dentro de un proceso. Consiste de una colección de puertas que controlan la salida y el Gateway determina como estarán dispuestas las mismas.
Hay tres tipos:
- Decisión exclusiva (XOR): Lugares dentro de un proceso de negocio donde el flujo de secuencia puede tomar dos o más alternativas. Hay dos tipos, basados en datos (condiciones booleanas), o basado en eventos (manejo de sistemas distribuidos, alternativas basadas en eventos que ocurren), usualmente el evento es la recepción de un mensaje.
- Decisión inclusiva (OR)
- Decisiones paralelas
- Decisiones complejas
- Su representación gráfica es un rombo.

Objetos conectores
Definen los objetos gráficos usados para conectar dos objetos juntos y como progresa el flujo dentro de un proceso.

Flujo de secuencia: Se usa para mostrar el orden en que las actividades se ejecutan. Tiene una sola fuente y un solo destino. Su representación gráfica es una flecha.

Flujo del mensaje: Se usa para mostrar el flujo de mensajes entre dos entidades que están preparadas para mandarlos/recibirlos. Su representación es igual que la anterior pero con la línea segmentada.

Flujo de asociación: Usada para asociar información y artefactos con objetos de flujo. Su representación gráfica es una línea segmentada.
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